Razantní škrty? Digitalizace vám sníží firemní náklady dlouhodobě

Firmy, které dostávají doklady e-mailem nebo poštou, tráví desítky hodin měsíčně jejich přepisováním do účetního nebo ERP systému. To je úmorná práce, kvůli které vznikají chyby. Přepisování zabere firmám stovky hodin měsíčně. Automatizací této činnosti tak ušetří až miliony korun ročně.

Existuje více způsobů, jak se přepisování zbavit. Firmy s velkým množstvím dodavatelů a objemem faktur implementují EDI – technologii pro elektronickou výměnu dokladů ve strukturovaném formátu. Díky ní se mimo jiné údaje z dokladů automaticky přepíšou do podnikového systému.

Například internetový obchod Muziker šetří po zavedení EDI desítky hodin měsíčně.

Firmy používají EDI především pro výměnu dokladů spojených se zbožím. Na ostatní přijaté faktury využívají nástroje pro vytěžení údajů. Ty z přijatých dokladů v e-mailu automaticky vyčtou data a přichystají je k vložení do informačního systému. Zaměstnanec je jen zkontroluje a schválí.

Velká faktura od dodavatele pro některé firmy znamená, že zaměstnanec s dokladem obíhá manažery ve firmě a vyžaduje od nich schválení a podpis. Faktury dlouhé dny leží na stolech nebo se během schvalování ztrácí. Dodavatelé posílají upomínky, lidé místo práce řeší problémy a firma ztrácí peníze a komplikuje si cashflow.

Fyzické schvalování dokladů lze nahradit jednoduchými nástroji pro elektronické schvalování na webu. V systému nastavíte schvalovací procesy pro různé typy dokladů, a jakmile dorazí faktura, systém ji předá schvalovateli. Tomu přijde notifikace na e-mail, fakturu si rozklikne a jedním tlačítkem schválí, čímž ji odešle na dalšího schvalovatele v řadě. Vše probíhá rychle, přehledně a bez ztrát.

Podobné řešení používá JABLOTRON ALARMS, který zkrátil schvalovací proces ze dnů na hodiny.

Doklady vám chodí elektronicky, ale následně si je vytisknete a založíte do šanonů. Pokud takto řešíte desítky nebo stovky dokladů denně, přidáváte si práci a zbytečně utrácíte za papír, tisk i prostory pro jejich skladování. Ve velkých firmách mohou tyto náklady šplhat do desítek tisíc korun měsíčně.

Spousta nástrojů, včetně EDI, umožňuje bezpečnou elektronickou archivaci dokladů v souladu s legislativou. Pokud navíc doklady evidujete elektronicky, dohledáte je do minuty a nemusíte kvůli nim listovat šanony.

Sklad je místo, kde má digitalizace obrovský dopad na náklady a efektivitu práce. Typický scénář vypadá takto: Každé ráno si skladníci vytisknou objednávky, postupně odbavují jejich položky a po skladu se zbytečně nachodí.

Rozmístění zboží skladníci často evidují pouze v hlavě, takže když onemocní, musí se noví zaměstnanci zdlouhavě zaučovat. Když skladníci navíc hledají mezi stejnými mikinami konkrétní velikost, snadno udělají chybu – a to přidává další práci. Pokud se firma rozrůstá nebo přijde špička, je to dlouhodobě neúnosné. Společnosti musí najímat další skladníky, nebo zavést chytřejší řešení.

Pro zefektivnění expedice i snížení chybovosti firmy využívají čtečky čárových kódů a řízené sklady (WMS). Vychystávání probíhá tak, že skladníkům do čteček nebo smartphonů chodí objednávky, které postupně odbavují. WMS je navádí po skladu a po načtení čárového kódů potvrdí, že má skladník správný kus. WMS umožňuje také vychystávat několik objednávek naráz, a odbavovat je tak mnohonásobně rychleji.

Firmy pomocí WMS snižují chybovost pod 1 % a zároveň šetří úvazky, které je vyjdou na desítky tisíc korun měsíčně. Toto řešení zavedl například e-shop Bosonožka, který tak zrychlil vyřizování vratek o 65 %.